Kako da napišete poslovni mejl na engleskom jeziku

Share

Pisanje poslovnih mejlova na engleskom jeziku ne ide svakom od ruke; ponekad se i iskusni suoče s nedoumicom dok sastavljaju mejl.

Želite da mejlovi koje šaljete odišu samopouzdanjem, da zvuče prirodno i neusiljeno, budu sažeti i jasni? Engleski nije naš maternji jezik, pa zato čak i način na koji oslovljavate primaoca mejla može biti problematičan. Ali ne brinite – uz malo vežbe i naše savete, pisanje poslovnih mejlova na engleskom podići ćete na profesionalan nivo. Evo kako:

Oslovite osobu kojoj pišete na odgovarajući način.

Možda vam je čudno da nekoga koga slabo ili možda čak uopšte ne poznajete oslovljavate sa Dear, ali to je uobičajena forma i konvencionalnost u engleskom. Kad kažemo forma, baš to i mislimo – suštinski, “Dear” u poslovnom mejlu ne znači da vam je ta osoba draga.

Ukoliko je moguće, uz Dear dodajte ime i/ili prezime osobe kojoj pišete, na primer:

Dear Robert, (ako poznajete primaoca i smatrate da ste s njim na “ti”)

Dear Mr. Jones, (ako slabo poznajete osobu kojoj pišete, ili je niste lično upoznali)

Ako vam je status ženske osobe kojoj pišete nepoznat, to jest ne znate da li je Miss (gospođica) ili Mrs (gospođa), engleski jezik ima neutralnu titulu Ms. (čita se “miz” a na srpski prevodi kao “gospođa”). Još jedan, rodno neutralni način da oslovite primaoca mejla je da stavite njegovo/njeno puno ime bez titule:

Dear Alex Jones,

Započinjanje mejla frazom “Dear Sir/Madam” je bezlično i treba ga izbegavati.

Da li pišete da se zahvalite, ili odgovarate na mejl koji ste primili?

Onda neka to bude vaša prva rečenica u mejlu.  U slučaju da nekom pišete prvi put, preskočite ovaj korak i pređite na sledeći.

Prema istraživanjima iz 2017. godine, komercijalista primi 121 mejl dnevno.

Ono što stavite u prvu rečenicu primaocu mejla nameće se kao najvažnija stvar koju mu saopštavate. Ako želite da se zahvalite, učinite to odmah na početku, da ne bude kao da ste se tek kasnije toga setili. Evo primera:

Thank you for your kind contribution to SOS Children’s Village Serbia.
Thanks for your interest; my client would be more than happy to chat at the time you suggested.
The replacement parts you requested for your Fiat are scheduled for delivery this week.

Poenta je da pređete na stvar odmah; ne želite da se primalac predugo pita zašto mu pišete.

Objasnite zašto pišete

Kada pišete poslovni mejl, generalno treba da odgovorite na samo dva pitanja: šta želite da se uradi, i kako osoba kojoj pišete može u tome da vam pomogne. Evo nekih primera koje možete prepraviti da posluže vašoj svrsi:

I’m writing to inquire about your research on how pollen affects hay fever.
I’m a local radio producer looking to schedule a live interview ahead of your performance in Belgrade next week.
My architectural firm is in need of expertise on tree houses, and several colleagues tell me your insight is unrivaled.

Kada iznosite razlog obraćanja i slanja mejla, trudite se da budete sažeti i direktni. Međutim, vodite računa da ne preterate pa da ispadnete grubi i bahati. Ako vam se takvo balansiranje čini suviše apstraktnim, bolje da budete formalniji i ljubazniji, nego nevaspitani. To vam je kao sa poslovnom garderobom: bolje da se obučete konzervativnije, nego da zbunjujete korporativno okruženje previše slobodnim odevnim kombinacijama.

Poslovni mejl treba da bude kratak i jezgrovit.

Čuvajte se epskih momenata. Znate po sebi: dugački mejlovi prosto traže da preskačete delove i tražite suštinske rečenice. Dapače, kratak ali sadržajan mejl pokazuje da cenite svog poslovnog partnera i njegovo vreme.

Ne zaboravite završnicu.

Rezimirajte jednom rečenicom koja može biti poziv za sledeći poslovni korak, ili prosto način da razgovor privedete kraju. Evo primera:

I’m looking forward to discussing this with you further at 11 a.m. Thursday.
Please look over the draft agreement I’m attaching, and let me know what revisions or questions come to mind.
Your guidance has been extremely helpful, and I look forward to being in touch.

Odaberite odgovarajući pozdrav.

Mnogo je načina da završite mejl pozdravom, ali u duhu poslovne etikecije budite profesionalni. Izbegavajte neuobičajene pozdrave poput “cheers” ili “VR” (very respectfully), i opredelite se za klasične, proverene varijante. Najpouzdaniji su sledeći primeri:

Sincerely,
Yours truly,
Thanks again,
Appreciatively,
Best regards,
Respectfully,

Ostao vam je samo još jedan korak pre nego što pritisnete Send: provera, ponovno čitanje ili na engleskom proofreading.

Pažljivo pregledajte šta ste napisali i proverite da se nije potkrala greška u kucanju ili spelingu. Neke od slikovitih grešaka naših polaznika potkrale su se samo zato što su ispustili jedno slovo u kucanju, a značenje je postalo sasvim drugačije. Na primer:

“Hopping to hear from you soon”, umesto “Hoping to hear from you soon”. (“Skakućem da se čujemo uskoro”, umesto “Nadam se da ćemo se čuti uskoro”.)

“We’re not trying to have the presentation ready by Thursday”, umesto “We’re now trying to have the presentation ready by Thursday”. (“Ne pokušavamo da završimo prezentaciju do četvrtka”, umesto “Upravo spremamo prezentaciju za četvrtak”.)

Nadamo se da vam je ovaj članak od koristi. Podelite ga sa prijateljima ako vam se dopada!

Želite da se upišete ili saznate više o Academijinim jezičkim programima za odrasle polaznike? Kontaktirajte nas popunjavanjem formulara u nastavku:

Vaši podaci

 

Podaci o jezičkom programu

 

Potvrda i slanje

Share